ARTICOLO 1 – PREMESSE

1.1 La “Fiera Internazionale Fuoristrada” è promossa ed organizzata da Federazione Italiana Fuoristrada e si terrà dal 30 Settembre al 2 Ottobre 2022 presso i Comuni di Massarosa e Viareggio e più precisamente per l’area EXPO ed Experience 2 nel V.le Europa in Darsena di Viareggio e per l’area Experience 1 la pista sportiva “Off road Park Versilia”. Attività dettagliatamente visionabili sul sito fiera.fif4x4.it

1.2 La “Fiera Internazionale Fuoristrada” rispetterà i seguenti orari di apertura al pubblico:

Venerdì 13 Ottobre

– Inaugurazione ore 11:30 area Experience 1 con le autorità

– Inaugurazione ore 12:15/12:30 area Expo con autorità

e inizio attività

– Chiusura aree Experience ore 18:30

– Chiusura area Expo ore 19:00 circa

Sabato 14 Ottobre

– Apertura di entrambe le aree ore 09:00

– Chiusura aree Experience ore 18:30

– Chiusura area Expo ore 19:00 circa

Domenica 15 Ottobre

– Apertura di entrambe le aree ore 09:00

– Chiusura di entrambe le aree ore 18:00

Le Parti convengono che le Premesse formano parte integrante e sostanziale della richiesta di partecipazione.

ARTICOLO 2 – OGGETTO

2.1. Lo spazio espositivo viene assegnato dall’Organizzazione che si riserva comunque la facoltà, per causa di forza maggiore, di modificarne la posizione e la dimensione ove ciò si rendesse necessario per qualsiasi motivo. Nessun vincolo può essere imposto sulla posizione dello spazio espositivo che viene assegnato dall’Organizzazione all’Espositore.

ARTICOLO 3 – OBBLIGHI DEL CLUB

3.1. Il Club è tenuto a garantire la propria presenza all’interno dello spazio espositivo assegnato negli orari di apertura della Manifestazione fieristica di cui all’art. 1.2 del presente Contratto, fatto salvo darne preventiva  comunicazione della non presenza al Responsabile dell’area EXPO.

3.2. La circolazione con veicoli all’interno dell’Area espositiva “EXPO” è assolutamente vietata durante l’orario di apertura della manifestazione.

3.3. Il Club manleva espressamente l’Organizzazione da ogni responsabilità in relazione ad eventuali danni o furti subiti nel corso della Manifestazione fieristica: in particolare l’Organizzazione non risponderà dei danni o dei furti aventi a oggetto i materiali esposti o, comunque, giacenti all’interno dell’Area espositiva ovvero dello spazio espositivo assegnato al Club. La custodia e la sorveglianza dello spazio espositivo assegnato, nonché dei materiali ivi contenuti, competono all’Espositore per tutta la durata della Manifestazione, ivi compresi i periodi di allestimento e disallestimento dello spazio espositivo.

3.4. Il Club può svolgere azione pubblicitaria all’interno del proprio spazio espositivo assegnato in conformità alle disposizioni di legge, alle norme di pubblica sicurezza e senza arrecare danno e molestia agli altri Espositori. La pubblicità a mezzo cartelli, insegne e simili è soggetta all’imposta comunale che sarà assolta a spese dell’Organizzazione. La pubblicità a mezzo apparecchi amplificatori, così come l’esecuzione di musiche di sottofondo e il funzionamento di strumenti quali radio, TV, filodiffusione, magnetofoni e simili previsto esclusivamente con allestimento “Pagoda e impianto elettrico”, è soggetta alla preventiva autorizzazione della SIAE di Viareggio ed al relativo pagamento dei diritti d’autore a carico dell’Espositore (Richiedere all’Organizzatore le modalità, se di interesse al seguente indirizzo email: inversilia@fif4x4.it). Qualora il Club voglia esporre mezzi pubblicitari fuori e/o dentro il proprio spazio espositivo assegnato dovrà farne richiesta all’Organizzazione che definirà le modalità e i mezzi consentiti.

3.5. Il Club è tenuto a riconsegnare lo spazio espositivo assegnato nelle identiche condizioni in cui gli è stato consegnato; eventuali danni e relativi costi allo spazio assegnato saranno a lui addebitati. Le operazioni di smontaggio e rimozione dei materiali esposti e dei gazebi dei Club potranno essere effettuate solo dopo aver ricevuto il benestare dal responsabile dell’area EXPO.

ARTICOLO 4 – ALLESTIMENTI E DISALLESTIMENTI

4.1. L’allestimento dello spazio espositivo assegnato con allestimento pagoda sarà possibile dalle ore 08:00 alle ore 20:00 di giovedì 12 ottobre e dalle ore 07.00 alle ore 10.00 di venerdì 13 Ottobre 2023.

L’allestimento dello spazio espositivo assegnato con allestimento gazebo Associazione sarà possibile dalle ore 07.00 alle ore 10.00 di venerdì 13 Ottobre 2023 e dalle ore 08:00 alle ore 08:45 di Sabato 14 Ottobre e Domenica 15 Ottobre.

4.2. Il disallestimento dello spazio espositivo assegnato con allestimento pagoda sarà possibile a partire dalle ore 18.30 alle ore 23.00 di domenica 15 Ottobre 2023 e dalle ore 08:00 alle ore 15:00 di lunedì 16 Ottobre 2023.

Il disallestimento e chiusura in sacca del gazebo Associazione dalle ore 19:00 alle 19:30 di venerdì 13 e sabato 14 Ottobre, per domenica 15 Ottobre dalle ore 18:30 alle 23:00 per chiusura e fine evento.

4.3. L’allestimento dello spazio espositivo assegnato al Club deve essere tassativamente contenuto entro la superficie assegnata. Qualora lo spazio venisse allestito in posizione diversa da quella assegnata o in modo da oltrepassare la superficie dell’area assegnata, l’Organizzazione potrà, con propri mezzi e senza assumersene alcuna responsabilità, provvedere allo spostamento del materiale e delle merci da allestimento e da esposizione posizionate, addebitandone le spese.

4.4. Al termine della Fiera le aree assegnate dovranno essere pulite a cura del Club e dovranno essere lasciate libere da strutture, da mezzi, da scatole e da nettezza, che dovrà essere rimossa direttamente dal Club e conferita nelle piazzole e aree a ciò deputate. E’ fatto assoluto divieto di ancorare e/o fissare al suolo o alle aiuole o alle grate qualsiasi oggetto che, anche solo potenzialmente, crei danno agli stessi, ancorché minimo. Sia prima che durante e dopo la Fiera le aiuole dovranno rimanere sgombre da ogni oggetto e pulite. E’ vietato mettere teli ombreggianti fra un gazebo e/o spazio espositivo e l’altro.

ARTICOLO 5 – ATTIVITÀ DI VENDITA

5.1. Durante la Manifestazione sarà non consentita la vendita di prodotti in esposizione (vendita al minuto).

ARTICOLO 6 – OBBLIGHI DELL’ORGANIZZAZIONE

6.1 L’Organizzazione garantirà un servizio di sorveglianza notturna durante gli orari di chiusura (dalle ore 19:00 alle ore 08:30) dalla notte di giovedì 12 Ottobre 2023 alla notte di domenica 2 Ottobre 2022 dell’intera area EXPO ed EXPERIENCE , senza comunque assumersi responsabilità per furti o azioni dolose che si dovessero verificare.

6.2. L’Organizzazione può procedere, senza alcuna responsabilità per eventuali errori e/o omissioni, alla stampa e diffusione di flyer

ufficiali della Manifestazione, in cui potranno essere previste forme di promozione per i Club.

6.3. L’Organizzazione rivendica come sua proprietà esclusiva sia la denominazione sia il marchio della Manifestazione fieristica, con tutte le sue eventuali modifiche, abbreviazioni, semplificazioni e sigle.

6.4. L’Organizzazione si riserva il diritto di esclusiva per qualsiasi

riproduzione fotografica, cinematografica, telematica o altro della Manifestazione fieristica. Eventuali pubblicazioni a carattere

informativo/pubblicitario realizzate da terzi non saranno autorizzate e non potranno coinvolgere in alcun modo l’Organizzazione.

ARTICOLO 7 – DURATA DELLA RICHIESTA DI PARTECIPAZIONE

7.1. La validità e l’efficacia della presente richiesta di partecipazione decorrono dalla data di sottoscrizione della stessa fino alla data del 1 ottobre 2023.

7.2. Nel caso in cui la “Fiera Internazionale Fuoristrada” fosse

annullata per qualsiasi motivo, anche indipendente dalla volontà e/o

responsabilità dell’Organizzazione, i diritti concessi al Club sulla base del presente Contratto cesseranno immediatamente ed il Club interromperà tutte le eventuali attività promozionali e pubblicitarie intraprese, utilizzando i diritti concessi dalla presente richiesta di partecipazione.

ARTICOLO 8 – CORRISPETTIVO E MODALITÀ DI PAGAMENTO

8.1. Le Parti convengono che a fronte delle attività e dei diritti concessi al Club ai sensi del precedente art. 2, lo stesso riconoscerà all’Organizzazione un importo complessivo come indicato nel modulo-richiesta-partecipazione 2022 firmato e inviatoci in base alla modalità di partecipazione scelta.

8.2. Il corrispettivo da versare dovrà essere liquidato all’Organizzazione secondo la modalità di partecipazione scelta:

entro il 24 Settembre 2023 per la modalità con Pagoda

entro il 1 Ottobre 2023 per la modalità gazebo dell’Associazione

8.3. Il pagamento dell’importo dovrà avvenire da parte del Club a mezzo bonifico sul conto corrente bancario di Federazione Italiana Fuoristrada utilizzando le seguenti coordinate IBAN: IT67J0538766690000001298344 [Banca Popolare dell’Emilia-Romagna – Filiale di Castelfranco Emilia (MO)].

ARTICOLO 9 – POLIZZE ASSICURATIVE

9.1. Il Club sarà responsabile di tutti i danni, diretti e indiretti, che nel corso della Manifestazione fieristica per qualsiasi causa siano attribuibili a lui o al personale per suo conto operante.

9.2. L’Organizzazione stipulerà, a propria cura e spese, per tutto il periodo di permanenza alla Fiera Internazionale Fuoristrada adeguata polizza assicurativa per responsabilità civile verso terzi (RCT), per tutti i danni che potrebbero occorrere a persone e/o cose durante lo svolgimento della Manifestazione fieristica.

Le coperture assicurative saranno operanti per i seguenti massimali:

• € 10.000.000,00 per evento, indipendentemente dal numero di

persone e/o cose danneggiate.

• La copertura assicurativa di responsabilità civile di cui al presente comma prevederà la qualifica di “terzi” e di “terzi” fra loro per tutti i soggetti partecipanti alle prestazioni dedotte nella presente richiesta di partecipazione per danni tra loro stessi arrecati e con rinuncia alla rivalsa verso i medesimi soggetti.

ARTICOLO 10 – SICUREZZA

10.1. Il Club è tenuto ad osservare la normativa relativa alla sicurezza e in particolare le seguenti norme:

• sulla prevenzione degli incendi;
• sulla prevenzione degli infortuni, l’igiene, l’inquinamento in generale e la sicurezza sul lavoro, nonché le leggi, i regolamenti e le disposizioni di Pubblica Sicurezza;
• in materia di sicurezza sul lavoro, e in particolare quanto previsto dal DL 81 del 9 aprile 2008 e successive modificazioni e integrazioni;
• in materia di contrasto del lavoro nero e per la promozione della sicurezza nei luoghi di lavoro.

10.2. Il Club dovrà allestire il proprio spazio espositivo assegnato tenendo conto dell’alto livello qualitativo della Manifestazione fieristica, in modo da non nuocere all’estetica degli spazi espositivi contigui e da non arrecare danno agli altri Espositori e/o ai visitatori.

Il Club e le persone dallo stesso incaricate sono comunque tenuti:

• ad utilizzare strutture di allestimento completamente smontabili, in quanto non è assolutamente consentita l’installazione di allestimenti fissi;
• a rispettare rigorosamente le normative antinfortunistiche previste dalle vigenti normative italiane, ed in particolare quanto previsto dal D.L. n. 81/2008 e ss. mod.
• ad usare materiali non infiammabili o completamente ignifughi secondo le norme vigenti in materia di prevenzione incendi;
• a non deteriorare le pareti, le strutture e il pavimento dell’area espositiva con vernici, colla o altro materiale;
• a non utilizzare le strutture dell’area espositiva per ancorare o sostenere allestimenti, insegne e simili;
• a non appoggiare pesi eccessivi alla struttura fornita dall’Organizzazione (stand con “pagoda”) e a non forare, manomettere o comunque danneggiare i pannelli, i montanti, i fascioni e gli arredi della struttura fornita;
• a non sovraccaricare il pavimento della struttura fornita dall’Organizzazione (stand con “pagoda”). Nel caso di carichi concentrati il Club è tenuto a mettere in atto tutti quegli accorgimenti idonei a ripartire il carico su una superficie più ampia, ma comunque tale da non superare il limite di superficie dello spazio espositivo assegnato;
• a non effettuare lavori, scavi, impianti o quant’altro possa alterare lo stato delle zone espositive;
• a non effettuare in proprio allacciamenti diretti ai punti di erogazione della fornitura di energia elettrica in quanto fornita dall’Organizzazione ove prevista;
• a non impedire l’accesso ai punti di erogazione della fornitura di energia elettrica di cui sopra nonché alle cassette e/o estintori antincendio ove previsti;
• a non introdurre nel complesso fieristico materiali esplosivi,detonanti, asfissianti e comunque pericolosi e a non accendere fuochi od usare bombole di gas G.P.L. o metano;
• a non esporre bandiere o altro materiale promozionale, oltre quello previsto, all’esterno dello spazio espositivo assegnato;
• a non introdurre e/o effettuare operazioni di trasbordo di idrocarburi nell’area espositiva;

E’ severamente vietato utilizzare generatori elettrici di qualsiasi tipo, perché in- compatibili con le norme ambientali previste in zona Parco Naturale.

10.3. Il Club assume a suo esclusivo carico la responsabilità civile e penale per eventuali danni causati dall’inosservanza o dalla violazione delle norme vigenti in materia di sicurezza sul lavoro e di tutte le prescrizioni riportate nella presente richiesta di partecipazione, obbligandosi inoltre a sollevare l’Organizzazione da eventuali richieste risarcitorie avanzate da terzi.

10.4. Il Club dovrà informare il proprio personale operante nell’area espositiva e nel corso della Manifestazione fieristica circa le prescrizioni e i divieti riportati nella presente richiesta di partecipazione e circa le condizioni generali di partecipazione.

ARTICOLO 11 – CANCELLAZIONE DELLA MANIFESTAZIONE FIERISTICA

11.1. L’Organizzazione si riserva la facoltà, nel caso ciò si rendesse necessario per motivi tecnici, organizzativi e/o legati a qualsivoglia evento o calamità naturale, di annullare lo svolgimento della

Manifestazione fieristica, così come di modificare le date della

predetta Manifestazione e/o di ridurne la durata senza che questo possa dare adito a richieste di risarcimento danni da parte del Club.

11.2. Nel caso di annullamento della Manifestazione fieristica,

l’Organizzazione provvederà a restituire le somme a qualsiasi titolo già versate dal Club.

ARTICOLO 12 – RECESSO

12.1 E’ facoltà dell’Organizzazione recedere dal presente richiesta di partecipazione in qualsiasi momento, anche prima dell’inizio della Fiera Internazionale Fuoristrada, in quest’ultimo caso dandone un preavviso al Club non inferiore a 3 (tre) giorni dall’inizio delle operazioni di cui all’art. 4.1., mediante comunicazione scritta da inviarsi al Club a mezzo mail.

12.2 L’Organizzazione si riserva altresì la facoltà di recedere dalla presente richiesta di partecipazione anche per eventuali circostanze sopravvenute e non dipendenti dalla propria volontà e che non consentano la prosecuzione del rapporto instauratosi con la presente richiesta.

ARTICOLO 13 – RINUNCIA ALLA PARTECIPAZIONE E RISOLUZIONE

13.1. Nel caso in cui il Club intenda rinunciare a partecipare alla Manifestazione dovrà comunicare tale rinuncia per iscritto a mezzo PEC all’indirizzo: fif4x4@pec.it

Solo ed esclusivamente per la partecipazione con allestimento pagoda nel caso in cui la rinuncia alla partecipazione venga comunicata entro e non oltre il 05 Ottobre, sarà trattenuta una somma pari al 30% del corrispettivo complessivo dovuto e versato all’atto di sottoscrizione della presente richiesta di partecipazione ai sensi dell’art. 8.2.

Nel caso in cui la comunicazione sia inviata in data successiva al 05 Ottobre 2023, il Club dovrà effettuare il pagamento dell’intero corrispettivo dovuto ai sensi dell’art. 8.1.

ARTICOLO 14 – RISERVATEZZA E PROTEZIONE DEI DATI

14.1. L’Organizzazione informa che, ai sensi e per gli effetti del D.L. n. 101/18 (GDPR – 679/2016) e ss. mm. e ii., il trattamento dei dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza, tutelando la riservatezza del Club e i suoi diritti.

14.2. L’Organizzazione, titolare del trattamento, fornirà le seguenti

informazioni:

1. Finalità cui è destinato il trattamento dei dati
2. Finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei

rapporti con la clientela e con i fornitori (ad es. contabilizzazione

posizione clienti e fornitori, invio proposte e circolari informative sulle attività dell’Organizzazione etc.).

1. Finalità funzionali alla prosecuzione, sviluppo e promozione dell’attività dell’Organizzazione (ad es. indagini sul livello di

soddisfazione e di interesse dell’Espositore, invio pubblicazioni edite dall’Organizzazione, etc.).

1. Espletamento degli obblighi previsti da leggi, regolamenti,

normative comunitarie nonché ogni e qualsiasi disposizione

impartita dalle Autorità a ciò legittimate.

1. Finalità di indagine statistica e di produzione di risultati statistici.

ARTICOLO 15 – TRATTAMENTO DEI DATI E CONSENSO

15.1 Le Parti dichiarano di essersi reciprocamente comunicate –

prima della sottoscrizione della presente richiesta di partecipazione – le informazioni di cui all’art.14 circa il trattamento dei dati personali conferiti per la sottoscrizione e l’esecuzione della richiesta di partecipazione stessa e di essere a conoscenza dei diritti che spettano loro in virtù della citata normativa. F.I.F. tratta i dati relativi al Contratto in ottemperanza

agli obblighi di legge, per fini di studio e statistici.

15.2 Con la sottoscrizione della presente richiesta di partecipazione, il Club

acconsente espressamente alla diffusione dei dati conferiti, trattati in forma anonima, nonché espressamente la propria ragione sociale, affinché siano diffusi tramite il sito internet di Fiera Internazionale Fuoristrada (www.fiera.fif4x4.it).

15.3 Le Parti si impegnano ad improntare il trattamento dei dati ai principi di correttezza, liceità e trasparenza nel pieno rispetto della citata normativa con particolare attenzione a quanto prescritto riguardo alle misure minime di sicurezza da adottare.

15.4 Le Parti dichiarano che i dati personali forniti con il presente atto sono esatti e corrispondono al vero, esonerandosi reciprocamente da qualsivoglia responsabilità per errori materiali di compilazione ovvero per errori derivanti da un’inesatta imputazione dei dati stessi negli archivi elettronici e cartacei.